Tietosuojaseloste
Päivitetty 20.8.2026
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Asianajotoimisto Annia Oy käsittelee asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, yhteydenottajien ja toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden henkilötietoja.
Käsittelemme henkilötietoja luottamuksellisesti ja vain siinä laajuudessa kuin se on asian hoitamiseksi, asiakassuhteen ylläpitämiseksi tai lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi tarpeen.
1. Rekisterinpitäjä
Asianajotoimisto Annia Oy
Y-tunnus 2641177-2
Kaivokatu 1 Paasiaukio
13100 Hämeenlinna
2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö
Maria Puputti
maria@annia.fi
Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä voit olla yhteydessä myös osoitteeseen toimisto@annia.fi.
3. Miksi käsittelemme henkilötietoja?
Käsittelemme henkilötietoja esimerkiksi:
- yhteydenottoihin ja tarjouspyyntöihin vastaamiseksi
- toimeksiantojen vastaanottamiseksi ja hoitamiseksi
- asiakkaan neuvomiseksi ja edustamiseksi
- asiakassuhteen hoitamiseksi ja viestintään
- esteellisyyksien ja eturistiriitojen selvittämiseksi
- laskutukseen, maksuihin ja saatavien perintään
- asiakkaan tunnistamiseen ja tuntemiseen silloin, kun laki sitä edellyttää
- lakisääteisten velvoitteiden sekä asianajotoimintaa koskevien velvollisuuksien täyttämiseksi
- oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi, puolustamiseksi tai ratkaisemiseksi
- tietoturvan ja palveluidemme asianmukaisen toiminnan varmistamiseksi.
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen:
- sopimukseen tai sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin, kun hoidamme toimeksiantoa tai valmistelemme asiakassuhteen aloittamista
- lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten asiakkaan tunnistamiseen, kirjanpitoon tai muuhun asianajotoimintaa koskevaan velvollisuuteen
- oikeutettuun etuun, kuten esteellisyyksien selvittämiseen, asiakassuhteen hallintaan, saatavien perintään sekä tietoturvan ylläpitämiseen
- suostumukseen, jos henkilötietojen käsittely perustuu yksittäisessä tilanteessa nimenomaan antamaasi suostumukseen.
Asianajotoimeksianto voi edellyttää myös terveydentilaa, perhetilannetta tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja taikka rikoksiin ja rikosprosesseihin liittyviä tietoja. Käsittelemme tällaisia tietoja vain silloin, kun se on toimeksiannon hoitamiseksi ja oikeusvaateiden selvittämiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tarpeen tai käsittelylle on muu lainmukainen peruste.
5. Mitä henkilötietoja voimme käsitellä?
Käsiteltävät tiedot riippuvat toimeksiannon laadusta. Voimme käsitellä esimerkiksi:
- nimeä, osoitetta, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa
- syntymäaikaa ja henkilötunnusta silloin, kun niiden käsittely on tarpeen
- asiakkaan tai tämän edustajan tunnistamis- ja tuntemistietoja
- yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja
- toimeksiantoa, asian taustaa ja tapahtumia koskevia tietoja
- sopimuksia, kirjeenvaihtoa, asiakirjoja ja muuta toimeksiantoaineistoa
- vastapuolia, todistajia ja muita asiaan liittyviä henkilöitä koskevia tarpeellisia tietoja
- laskutus-, maksu- ja perintätietoja
- viranomais- ja oikeudenkäyntiasioihin liittyviä tietoja
- toimeksiannon hoitamiseksi tarpeellisia erityisiä henkilötietoja ja rikosasioihin liittyviä tietoja.
Keräämme ja käsittelemme vain sellaisia tietoja, jotka ovat käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia.
6. Mistä henkilötiedot saadaan?
Saamme henkilötietoja ensisijaisesti asiakkaalta tai yhteydenottajalta esimerkiksi:
- verkkosivujen yhteydenottolomakkeilla
- sähköpostitse ja puhelimitse
- tapaamisissa
- sopimuksista ja muista meille toimitetuista asiakirjoista.
Toimeksiannon hoitamiseksi voimme saada tarpeellisia tietoja myös esimerkiksi:
- asiakkaan edustajalta
- vastapuolelta tai tämän asiamieheltä
- tuomioistuimilta ja muilta viranomaisilta
- julkisista rekistereistä ja viranomaislähteistä
- vakuutusyhtiöiltä, pankeilta tai muilta toimeksiantoon liittyviltä tahoilta
- muista lähteistä, joista tietojen hankkiminen on asian hoitamiseksi lainmukaista ja tarpeellista.
7. Kenelle henkilötietoja voidaan luovuttaa?
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman perustetta.
Toimeksiannon hoitaminen voi kuitenkin edellyttää tietojen luovuttamista esimerkiksi:
- tuomioistuimille ja muille viranomaisille
- vastapuolelle tai tämän asiamiehelle
- vakuutusyhtiöille ja muille asian käsittelyyn osallistuville tahoille
- muille asiantuntijoille silloin, kun heidän käyttämisensä on toimeksiannon hoitamiseksi tarpeen.
Käytämme lisäksi henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia esimerkiksi tietojärjestelmien, tietojen säilyttämisen, viestinnän, laskutuksen ja taloushallinnon toteuttamiseen. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja vain sovittuun tarkoitukseen ja asianmukaisten tietosuojavelvoitteiden mukaisesti.
Asianajajia ja Asianajotoimisto Annian henkilöstöä sitovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuudet.
8. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on niiden käyttötarkoituksen, toimeksiannon hoitamisen, lakisääteisten velvollisuuksien, esteellisyyksien selvittämisen tai oikeusturvan kannalta tarpeen.
Asianajotoimeksiantoa koskevaa aineistoa säilytetään lähtökohtaisesti vähintään 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tämän jälkeen tarpeellisia tietoja voidaan säilyttää esimerkiksi esteellisyyksien selvittämiseksi tai oikeusvaateisiin varautumiseksi.
Rahanpesulainsäädännön perusteella kerättävät asiakkaan tuntemistiedot säilytetään silloin, kun kyseistä lainsäädäntöä sovelletaan, lähtökohtaisesti viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä.
Kirjanpitoon ja muuhun lakisääteiseen dokumentaatioon liittyvät tiedot säilytetään sovellettavan lainsäädännön edellyttämän ajan.
Muut tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta.
9. Henkilötietojen suojaaminen
Suojaamme henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Pääsy henkilötietoihin on rajattu niihin henkilöihin, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä. Käyttöoikeuksia hallitaan ja tietojärjestelmät sekä niiden sisältämät tiedot suojataan asianmukaisesti.
Paperisia ja sähköisiä asiakirjoja säilytetään siten, etteivät asiattomat pääse niihin käsiksi.
Kaikkia toimeksiantoihin liittyviä tietoja käsitellään asianajotoiminnan edellyttämällä luottamuksellisuudella.
10. Tietojen siirtäminen EU ja ETA ulkopuolelle
Jos henkilötietoja käsitellään tai siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle käyttämämme palveluntarjoajan kautta, huolehdimme siitä, että siirrolle on tietosuojalainsäädännön mukainen peruste ja asianmukaiset suojatoimet.
Tällaisia voivat olla esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätös tai komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet.
11. Mitkä ovat oikeutesi?
Sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- tarkastaa sinua koskevat henkilötiedot
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
- pyytää henkilötietojen poistamista silloin, kun poistamiselle on lainmukaiset edellytykset
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä
- saada tietyissä tilanteissa itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle
- peruuttaa suostumuksesi silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.
Rekisteröidyn oikeuksia voidaan rajoittaa silloin, kun se on tarpeen esimerkiksi asianajajan salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden, toisen henkilön oikeuksien, oikeusvaateen tai muun lakiin perustuvan syyn vuoksi.
Rahanpesulainsäädäntöön liittyvien tietojen tarkastusoikeuteen voi lisäksi liittyä erityisiä laissa säädettyjä rajoituksia.
12. Onko henkilötietojen antaminen pakollista?
Toimeksiannon hoitaminen edellyttää tiettyjen henkilötietojen antamista.
Joissakin tilanteissa meidän on lain perusteella tunnistettava asiakas ja hankittava asiakkaan tuntemista koskevia tietoja. Jos tarvittavia tietoja ei voida saada, emme välttämättä voi vastaanottaa tai jatkaa toimeksiantoa.
13. Automatisoitu päätöksenteko
Asianajotoimisto Annia ei tee asiakasrekisterin henkilötietojen perusteella GDPR tarkoitettuja automatisoituja yksittäispäätöksiä.
14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, voit olla ensin yhteydessä meihin asian selvittämiseksi.
Sinulla on myös oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi.
15. Selosteen päivittäminen
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme, palveluidemme tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on saatavilla verkkosivuillamme.